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黄瀬紀美子の人材育成最前線2017年8月〜コミュニケーション・ギャップをなくすには

この1週間で3社から社内のコミュニケーションギャップの問題について相談を受けました。
上司と部下。同僚同士。顧客や取引先間など、様々なコミュニケーションギャップがあるようです。
人と人が会話やメールなどで情報をやりとりする際に、互いの理解の仕方や価値観の相違、情報の不足などにより、発信側と受手側の認識に差異が生じることを、コミュニケーションギャップと言います。
年齢、土地柄の差はもちろん、生まれ育った環境や文化の違いによって、一人一人異なる考えを持っていますから、コミュニケーションギャップはむしろあって当たり前。よく見知った間柄でさえ起こること。ビジネスシーンでは重々留意して接するべきです。

  1. 曖昧な表現を避け、より具体的に
    すぐに → いつまで? 時間の感覚は人によって異なります
    今週中 → 何曜日まで? 営業日の差が「1週間」の認識の差に。
    今日中 → 何時まで? 24時までか、業務終了時刻を指すのか
    たくさん→どれくらい? 具体的な数値を
  2. 解釈に差異が生じる言い方を避ける
    例えば何かの誘いを受けて「考えておきます」と返すことがありますよね。しかしこれだけですと、相手方には「保留」なのか「断った」のか「受けた」のか3通りの解釈の違いが起こります。
    断る場合あまりにも端的な言い方は失礼になりますが、誤解を与えたままでは大問題です。
    保留にする場合「○日までにお返事いたします」と、期日を伝えるようにします。
  3. 自分の言葉で確認する
    上司が部下に何かの指示を与え、部下から「わかりました」との回答。「何をどうわかったのか」理解した内容を確かめる必要があります。
    逆も同じこと。
    「早めに来てください」と言われて「承知しました」だけでは不十分。「承知しました。では5分前でよろしいですか」と、より具体的に回答し、相手の意思と合っているか確認します。

他にも注意すべきことや対策はたくさんあります。 コニュニケーションギャップは存在して当たり前ですが、職場内で意識統一、ルール化を図ることで、確実に改善されます。

情報量と情報伝達手段が増えるほど複雑化する一方で、組織内におけるコミュニケーションスキルアップ対策は必須です。みなさんの職場はいかがでしょうか。

弊社では、職場環境についてのご相談、研修、フォローアップまで、トータルで承っております。どうぞお気軽にご相談ください。

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最後に大切なこと・・・ コミュニケーションギャップはあって当たり前。極力減らす努力は大切。でも、どうか寛大な気持ちを忘れないでください。互いを尊重し許し合い信頼することが、何より心の「溝(ギャップ)」を埋め、コミュニケーションを円滑にするということを、肝に銘じていただきたいと思います。

2017年7月 黄瀬紀美子

*これまでの黄瀬紀美子の「人材育成最前線」はこちらのバックナンバーページからご覧いただけます。

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「社員を教育するが余裕がない」「教育できる人材がいない」・・・経営者より異口同音に聞かれる言葉です。企業のみならず、社会全体が「人の問題で困っている」ことを痛感してなりません。

また「顧客満足度(CS)」の向上と同時に、「従業員満足度(ES)」を高める必要が問われるなか、企業ならびに事業者に求められる責務はますます重くなっています。

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ブログ「黄瀬紀美子の活動日記」より

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Last-modified: 2017-09-04 (月) 18:25:40 RSS