この１週間で３社から社内のコミュニケーションギャップの問題について相談を受けました。
上司と部下。同僚同士。顧客や取引先間など、様々なコミュニケーションギャップがあるようです。
人と人が会話やメールなどで情報をやりとりする際に、互いの理解の仕方や価値観の相違、情報の不足などにより、発信側と受手側の認識に差異が生じることを、コミュニケーションギャップと言います。
年齢、土地柄の差はもちろん、生まれ育った環境や文化の違いによって、一人一人異なる考えを持っていますから、コミュニケーションギャップはむしろあって当たり前。よく見知った間柄でさえ起こること。ビジネスシーンでは重々留意して接するべきです。
- 曖昧な表現を避け、より具体的に
すぐに → いつまで？ 時間の感覚は人によって異なります
今週中 → 何曜日まで？ 営業日の差が「１週間」の認識の差に。
今日中 → 何時まで？ ２４時までか、業務終了時刻を指すのか
たくさん→どれくらい？ 具体的な数値を - 解釈に差異が生じる言い方を避ける
例えば何かの誘いを受けて「考えておきます」と返すことがありますよね。しかしこれだけですと、相手方には「保留」なのか「断った」のか「受けた」のか３通りの解釈の違いが起こります。
断る場合あまりにも端的な言い方は失礼になりますが、誤解を与えたままでは大問題です。
保留にする場合「○日までにお返事いたします」と、期日を伝えるようにします。 - 自分の言葉で確認する
上司が部下に何かの指示を与え、部下から「わかりました」との回答。「何をどうわかったのか」理解した内容を確かめる必要があります。
逆も同じこと。
「早めに来てください」と言われて「承知しました」だけでは不十分。「承知しました。では５分前でよろしいですか」と、より具体的に回答し、相手の意思と合っているか確認します。
他にも注意すべきことや対策はたくさんあります。 コニュニケーションギャップは存在して当たり前ですが、職場内で意識統一、ルール化を図ることで、確実に改善されます。
情報量と情報伝達手段が増えるほど複雑化する一方で、組織内におけるコミュニケーションスキルアップ対策は必須です。みなさんの職場はいかがでしょうか。
弊社では、職場環境についてのご相談、研修、フォローアップまで、トータルで承っております。どうぞお気軽にご相談ください。
お問い合わせは電話、ファクス、またはメールにて承っております。
アイ・キャリアサポート
- メール: acs@kyj.biglobe.ne.jp
- 電話: 077-572-6430
- ファクス: 077-572-6390
- 何なりとお問い合わせください。
最後に大切なこと・・・ コミュニケーションギャップはあって当たり前。極力減らす努力は大切。でも、どうか寛大な気持ちを忘れないでください。互いを尊重し許し合い信頼することが、何より心の「溝（ギャップ）」を埋め、コミュニケーションを円滑にするということを、肝に銘じていただきたいと思います。
2017年7月 黄瀬紀美子
